Verantwoordelijke

Het Centraal Kamp Overleg van de Zomerkampen Rayon Utrecht (CKO) is de zogeheten verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit houdt in dat het CKO beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke manier.

Het CKO is er verantwoordelijk voor dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt.

Persoonsgegevens

Het CKO verwerkt persoonsgegevens in de zin van artikel 4, sub 1, van de AVG voor het (doen) organiseren van de zomerkampen Rayon Utrecht. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

1. Het CKO verwerkt naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van de ouders/verzorgers om contact met u te kunnen opnemen als we een vraag hebben over uw aanmelding of als er tijdens het kamp reden is om contact op te nemen omtrent een van de deelnemers.
2. Het CKO verwerkt de verzekeringsgegevens in geval van ziekte of ongeval op kamp
3. Het CKO verwerkt de gegevens omtrent uw kerkelijke thuisgemeente om op voorhand in te kunnen schatten welke deelnemers elkaar al kennen
4. Het CKO verwerkt het IP-adres waarvandaan de aanmelding wordt gedaan om, bij melding van misbruik van het formulier (een niet door u ingevulde aanmelding op uw naam), een aangrijpingspunt te hebben om nader onderzoek te kunnen laten doen naar de verantwoordelijke voor dit misbruik.
5. Het CKO verwerkt naam, geboortedatum, email, geslacht, zwemdiploma en door u ingevulde bijzonderheden van de deelnemers voor identificatie, versturen van het kampboekje, indeling van de slaapzalen, en veiligheid van de deelnemer
6. Het CKO verspreid de namen en woonplaats van de deelnemers onder de deelnemers (in het deelnemersboekje).
7. Het CKO verstrekt de overige verwerkte informatie van ouders/verzorgers en deelnemers enkel aan de hoofdleiding van de kampen voor het ordentelijk organiseren van de kampen en de kamp-reünie in het najaar.

Grondslag van de verwerking

Het CKO moet het gebruik van deze persoonsgegevens kunnen baseren op een van de grondslagen uit artikel 6 van de AVG.

Op grond van dit artikel is het onder meer toegestaan deze gegevens te verwerken als dat noodzakelijk is om een overeenkomst uit te voeren (artikel 6, eerste lid, onder b, van de AVG). Het CKO heeft als organisator van de kampen de persoonsgegevens van deelnemers en hun ouders/verzorgers nodig om deelname aan deze kampen op een goede manier plaats te laten vinden.

Artikel 32 van de AVG verplicht het CKO om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Zo worden de (persoons)gegevens die u invult op het aanmeldformulier tijdens de verzending versleuteld. En vindt de verzending van (persoons)gegevens via een beveiligde verbinding plaats.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Het CKO bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking (artikel 5, eerste lid, sub e, AVG).

Het CKO bewaart uw gegevens daarom tot het einde van het kalenderjaar waarin het betreffende zomerkamp heeft plaatsgevonden. Uw gegevens worden daarna gewist. In het geval van wanbetaling kan het zijn dat uw gegevens door de penningmeester van het CKO nog bewaard blijven totdat de betaalverplichting is voldaan.

Uw privacyrechten

U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens (artikel 15 van de AVG) en het recht om correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen (artikel 16 en 17 van de AVG). Als u wilt weten welke persoonsgegevens van u het CKO verwerkt, dan kunt u een schriftelijk inzageverzoek doen. Het CKO behandelt uw verzoek binnen een redelijke termijn. Blijkt dat uw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kunt u een aanvullend verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen of aan te vullen (artikel 16 AVG). U kunt, in een aantal gevallen, vragen om verwijdering of wissing van uw gegevens (artikel 17 AVG).

Wilt u de (digitale) persoonsgegevens die het CKO van u verwerkt ontvangen, dan kunt u een beroep doen op uw recht op dataportabiliteit (artikel 20 AVG). Dit houdt in dat u uw gegevens verstrekt krijgt in een vorm waarin u deze, mocht u dit wensen, eenvoudig door kunt geven aan een andere organisatie. Ook kunt u verzoeken om beperking van het verwerken van uw gegevens of daartegen bezwaar maken (artikel 18 en 21 AVG).

U kunt uw schriftelijke verzoeken sturen aan:

privacy@zomerkampenrayonutrecht.nl

Zomerkampen Rayon Utrecht maakt enkel gebruik van een (sessie)-cookie noodzakelijk voor de technische werking van de website. Deze cookie is in gebruik voor het aanmeldformulier om te zorgen dat de stappen van uw aanmelding correct verwerkt worden en eventuele fouten op de juiste wijze aan u teruggekoppeld worden. Deze cookie (PHPSESSID) zal door uw browser bij afsluiten weer worden verwijderd en is alleen geldig tijdens deze ene sessie.